Privacyverklaring Ceves-Vergeer B.V.

Laatst bijgewerkt: 23 september 2026

Ceves-Vergeer B.V. vindt de bescherming van persoonsgegevens belangrijk. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, op welke grondslag dat gebeurt, met wie wij gegevens kunnen delen, hoe lang wij gegevens bewaren en welke privacyrechten u heeft.

Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en overige toepasselijke privacywetgeving.

1. Wie zijn wij?

Ceves-Vergeer B.V., KvK nummer 08124432, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die wij in het kader van onze bedrijfsactiviteiten verwerken.

Ceves-Vergeer B.V.

Teugseweg 20

7418 AM Deventer

Nederland

E-mail: info@cevesvergeer.nl

Website: www.cevesvergeer.nl

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op via bovenstaande contactgegevens.

Ceves-Vergeer B.V. heeft momenteel geen Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) aangesteld omdat hiervoor geen wettelijke verplichting bestaat.

2. Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring geldt voor persoonsgegevens van personen met wie Ceves-Vergeer B.V. contact heeft of die gebruikmaken van onze diensten, producten, website of faciliteiten.

Het kan onder meer gaan om:

klanten en potentiële klanten
contactpersonen van zakelijke relaties
leveranciers en andere zakelijke partners
bezoekers van onze website
bezoekers van onze bedrijfslocatie
deelnemers aan evenementen, bijeenkomsten of onderzoeken
personen die contact met ons opnemen

personen van wie wij persoonsgegevens ontvangen via zakelijke relaties, openbare bronnen of andere rechtmatige bronnen.

Deze privacyverklaring is niet zonder meer van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van werknemers en sollicitanten. Voor zover daarvoor een afzonderlijke privacyverklaring of informatievoorziening geldt, is die van toepassing.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de aard van onze relatie en het contact met u kunnen wij onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

naam en aanspreekvorm
zakelijke contactgegevens, zoals e-mailadres, telefoonnummer en correspondentieadres
functie, afdeling en organisatie
gegevens over de zakelijke relatie
klant-, relatie- of referentienummer
gegevens over aanvragen, offertes, orders, overeenkomsten en leveringen
factuur-, betaal- en transactiegegevens
correspondentie en andere communicatie met ons
gegevens die u verstrekt via formulieren, e-mail, telefoon of andere communicatiekanalen
gegevens over het gebruik van onze website, zoals IP-adres en technische gegevens
gegevens over voorkeuren en communicatie
gegevens die nodig zijn voor evenementen, onderzoeken of andere activiteiten
foto's en/of video's die in het kader van bedrijfsactiviteiten of evenementen worden gemaakt, voor zover dit van toepassing is

overige persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de doelen die in deze privacyverklaring zijn beschreven.

Wij verwerken alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het betreffende doel.

Bijzondere persoonsgegevens

Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, religie, ras of biometrische gegevens, tenzij dit noodzakelijk is en hiervoor een wettelijke uitzondering en passende grondslag bestaat.

Wanneer een dergelijke verwerking plaatsvindt, zorgen wij voor aanvullende waarborgen die de AVG en andere toepasselijke wetgeving daarvoor voorschrijven.

Cameratoezicht

Op onze bedrijfslocaties en bedrijfseigendommen, waaronder reachtrucks en voertuigen uit ons wagenpark, vindt cameratoezicht plaats ter beveiliging en bescherming van personen, eigendommen en bedrijfsbelangen. Bezoekers worden waar wettelijk vereist geïnformeerd over cameratoezicht door middel van bebording of andere passende informatievoorziening. Bij cameratoezicht in voertuigen kunnen beeldopnamen van personen, voertuigen, kentekens en bedrijfsactiviteiten worden vastgelegd. Cameratoezicht in voertuigen wordt uitsluitend gebruikt voor veiligheids-, beveiligings- en schadepreventiedoeleinden en niet voor continue prestatie- of gedragsmonitoring van werknemers, tenzij sprake is van een gerechtvaardigde reden en voldaan wordt aan de toepasselijke wettelijke vereisten. Indien een verwerking van gegevens uit cameratoezicht naar verwachting een hoog privacyrisico oplevert, voeren wij vooraf een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) uit. De rechtsgrondslag voor cameratoezicht is het gerechtvaardigd belang van Ceves-Vergeer B.V. bij de bescherming van personen, eigendommen, voertuigen en bedrijfsbelangen. Camerabeelden worden in beginsel maximaal vier weken bewaard, tenzij een incident, geschil of wettelijke verplichting een langere bewaartermijn rechtvaardigt.

Bezoekersregistratie en toegangscontrole

Van bezoekers kunnen naam, bedrijfsnaam, bezoekdoel, tijdstip van bezoek en kenteken worden geregistreerd. Deze gegevens worden verwerkt ter beveiliging van personen, gebouwen en bedrijfseigendommen en worden maximaal twaalf maanden bewaard tenzij een incident een langere bewaartermijn rechtvaardigt.

Klant- en leveranciersscreening

Screening van partijen als genoemd onder 2) kan plaatsvinden bij het Handelsregister van de Kamer van Koophandel en bij kredietinformatiebureaus, zoals Creditsafe of vergelijkbare leveranciers. Wij kunnen kredietwaardigheid, insolventiegegevens en ondernemingsinformatie raadplegen op basis van ons gerechtvaardigd belang om financiële risico's, fraude en wanbetaling te beperken.

4. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. Welke verwerking plaatsvindt, hangt af van uw relatie met Ceves-Vergeer B.V.

4.1 Klant- en relatiebeheer

Wij gebruiken contact-, identificatie- en zakelijke gegevens voor onder meer:

het onderhouden van zakelijke relaties
het beantwoorden van vragen en verzoeken
klantenservice en ondersteuning
het voorbereiden en uitvoeren van overeenkomsten
het verwerken van aanvragen, offertes en orders
communicatie over producten en diensten

administratieve doeleinden.

4.2 Contracten, orders en dienstverlening

Wij verwerken persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten, waaronder:

het voorbereiden en uitvoeren van opdrachten
het verwerken en leveren van orders
communicatie over afspraken en leveringen
het uitvoeren van contractuele verplichtingen
het behandelen van vragen, klachten en verzoeken

het vastleggen en beheren van zakelijke afspraken.

4.3 Financiële en administratieve verwerking

Wij verwerken financiële en transactiegegevens voor onder meer:

facturering
verwerking van betalingen
debiteuren- en crediteurenadministratie
financiële administratie
uitvoering van overeenkomsten
het innen van openstaande vorderingen
het voorkomen en onderzoeken van fraude

het voldoen aan fiscale en andere wettelijke verplichtingen.

4.4 Communicatie

Wanneer u telefonisch, per e-mail, via een formulier of op een andere manier contact met ons opneemt, verwerken wij de gegevens die nodig zijn om uw vraag, verzoek of melding te behandelen.

Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op:

vragen en verzoeken
klachten
correspondentie
service- en ondersteuningsvragen

communicatie over overeenkomsten en orders.

Telefoonopnames en transcripties

Ceves-Vergeer B.V. kan telefoongesprekken opnemen of transcripties ontvangen van telefoongesprekken die plaatsvinden via door ons gebruikte telefonie-, communicatie- of klantenservicesystemen. Opnames kunnen worden verwerkt door leveranciers van telefonie-, transcriptie- en communicatiesystemen die in opdracht van Ceves-Vergeer optreden als verwerker.

Telefoongesprekken kunnen worden opgenomen of getranscribeerd voor onder meer:

kwaliteitsbewaking en kwaliteitsverbetering
training en coaching van medewerkers
verificatie van afspraken en opdrachten
het vastleggen van verzoeken, klachten of meldingen
beveiligings- en fraudepreventiedoeleinden
bewijsvoering bij geschillen
zakelijke documentatie en dossieropbouw

naleving van wettelijke of contractuele verplichtingen.

Afhankelijk van de situatie kunnen daarbij onder meer de volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

naam
telefoonnummer
bedrijfsnaam
functie
inhoud van het gesprek
datum, tijdstip en duur van het gesprek
transcripties of samenvattingen van gesprekken

technische gegevens die verband houden met de communicatie.

Telefoongesprekken worden verwerkt op basis van één of meer van de volgende wettelijke grondslagen:

uitvoering van een overeenkomst
voldoen aan een wettelijke verplichting
gerechtvaardigd belang van Ceves-Vergeer B.V., zoals kwaliteitsverbetering, bewijsvoering, beveiliging en bedrijfsvoering

toestemming indien dat wettelijk vereist is.

Voor zover wettelijk vereist worden betrokkenen vooraf geïnformeerd over het opnemen van telefoongesprekken.

Wanneer gebruik wordt gemaakt van transcriptie- of analysefunctionaliteiten kunnen gesprekken geheel of gedeeltelijk automatisch worden omgezet naar tekst. Deze transcripties worden uitsluitend gebruikt voor de doeleinden waarvoor de opname of transcriptie is gemaakt.

Toegang tot opnames en transcripties wordt beperkt tot medewerkers en dienstverleners die deze informatie nodig hebben voor hun werkzaamheden.

Tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is vanwege een wettelijke verplichting, een lopend geschil, een klacht, een veiligheidsincident of een gerechtvaardigd belang, bewaren wij telefoonopnames en transcripties maximaal 1 jaar na de datum van opname.

4.5 Website en technische gegevens

Wanneer u onze website gebruikt, kunnen wij technische gegevens verwerken die nodig zijn voor het functioneren, beveiligen en verbeteren van de website.

Het kan onder meer gaan om:

IP-adres
browser en besturingssysteem
type apparaat
datum en tijd van bezoek
gegevens over het gebruik van de website

technische log- en beveiligingsgegevens.

Voor het gebruik van cookies en vergelijkbare technieken verwijzen wij naar onze afzonderlijke Cookieverklaring.

Op onze website maken wij gebruik van Google Analytics, Google Ads, Microsoft Clarity, Google reCAPTCHA, LinkedIn Insight Tag, ChatGPT Ads, Meta Pixel en geïntegreerde YouTube-video's. Deze diensten kunnen persoonsgegevens verwerken zoals IP-adressen, apparaatinformatie, browsergegevens en klikgedrag. Meer informatie over de gegevensverwerking, bewaartermijnen en eventuele doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte (EER) vindt u in onze Cookieverklaring.

4.6 Marketing en relatiecommunicatie

Wij kunnen persoonsgegevens gebruiken om u, afhankelijk van de aard van onze relatie en voor zover wettelijk toegestaan, te informeren over:

onze producten en diensten
ontwikkelingen binnen Ceves-Vergeer B.V.
aanbiedingen
nieuws
evenementen

onderzoeken of andere zakelijke communicatie.

Wanneer voor een bepaalde vorm van commerciële communicatie voorafgaande toestemming is vereist, vragen wij daarvoor toestemming.

U kunt zich altijd afmelden voor commerciële communicatie. In commerciële e-mails is hiervoor een afmeldmogelijkheid opgenomen. Het afmelden voor commerciële communicatie heeft geen invloed op berichten die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een overeenkomst of voor andere dienstverlening.

4.7 Evenementen en beeldmateriaal

Bij evenementen, bijeenkomsten of andere activiteiten van Ceves-Vergeer B.V. kunnen foto's en/of video's worden gemaakt.

Wanneer wij beeldmateriaal gebruiken waarop personen herkenbaar in beeld zijn, beoordelen wij per situatie welke wettelijke grondslag van toepassing is en welke informatie of toestemming noodzakelijk is.

5. Op welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een grondslag uit de AVG bestaat.

Afhankelijk van de situatie kan de verwerking gebaseerd zijn op:

Uitvoering van een overeenkomst

Wij verwerken persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is om een overeenkomst met u uit te voeren of om op uw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst maatregelen te nemen.

Wettelijke verplichting

Sommige gegevens moeten wij verwerken omdat wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld in het kader van onze administratie, fiscale verplichtingen of andere wettelijke voorschriften.

Gerechtvaardigd belang

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd belang van Ceves-Vergeer B.V. of een derde, mits uw belangen, grondrechten en fundamentele vrijheden niet zwaarder wegen.

Bij een beroep op deze grondslag maken wij een belangenafweging, waarbij we de volgende belangen afwegen
bedrijfsvoering
relatiebeheer
netwerk- en informatiebeveiliging
fraudepreventie
kwaliteitsverbetering

direct marketing richting bestaande zakelijke relaties.

De onderstaande verwerkingen zijn in het algemeen gebaseerd op de volgende grondslagen:

klantbeheer en relatiebeheer: gerechtvaardigd belang en/of uitvoering overeenkomst
offerteaanvragen: uitvoering overeenkomst (precontractuele fase)
order- en contractuitvoering: uitvoering overeenkomst
financiële administratie en fiscale verplichtingen: wettelijke verplichting
websitebeveiliging en fraudepreventie: gerechtvaardigd belang
marketing richting bestaande relaties: gerechtvaardigd belang
nieuwsbrieven: toestemming of gerechtvaardigd belang indien wettelijk toegestaan
cameratoezicht en bezoekersregistratie: gerechtvaardigd belang
juridische procedures en incasso: gerechtvaardigd belang

AI-ondersteunde bedrijfsprocessen: afhankelijk van het verwerkingsdoel uitvoering overeenkomst, wettelijke verplichting of gerechtvaardigd belang.

Toestemming

In bepaalde situaties verwerken wij persoonsgegevens op basis van uw toestemming.

U kunt een gegeven toestemming op ieder moment intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.

6. Wanneer bent u verplicht persoonsgegevens te verstrekken?

Voor sommige diensten, overeenkomsten of wettelijke verplichtingen is het noodzakelijk dat u bepaalde persoonsgegevens verstrekt.

Wanneer het verstrekken van persoonsgegevens noodzakelijk is om een overeenkomst te sluiten of uit te voeren, of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn, informeren wij u hierover waar nodig.

Als u noodzakelijke gegevens niet verstrekt, kan dit tot gevolg hebben dat wij een overeenkomst niet kunnen sluiten, een aanvraag niet kunnen behandelen of een dienst niet kunnen uitvoeren.

Wanneer het verstrekken van persoonsgegevens vrijwillig is, zullen wij dit waar relevant aangeven.

7. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor de doeleinden die in deze privacyverklaring zijn beschreven, wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn of wanneer daarvoor een andere geldige AVG-grondslag bestaat.

Afhankelijk van de situatie kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met:

IT- en softwareleveranciers, zoals

Microsoft
Exact
KPN
Transip
hosting- en websiteleveranciers
leveranciers van administratieve systemen
logistieke en transportpartners
leveranciers van beveiligingsdiensten
leveranciers die ondersteuning bieden bij communicatie of marketing
accountants en belastingadviseurs
juridische adviseurs
verzekeraars
banken en betalingsdienstverleners
overheidsinstanties en toezichthouders wanneer wij daartoe verplicht zijn

partijen die betrokken zijn bij een eventuele bedrijfsovername, fusie, reorganisatie of andere zakelijke transactie.

Wij verstrekken niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor het betreffende doel.

Waar een externe partij persoonsgegevens namens ons verwerkt, maken wij – indien vereist door de AVG – passende afspraken over de verwerking en beveiliging van persoonsgegevens.

8. Verwerkers en andere dienstverleners

Ceves-Vergeer B.V. maakt voor bepaalde bedrijfsprocessen gebruik van externe dienstverleners.

Wanneer een externe partij persoonsgegevens uitsluitend namens Ceves-Vergeer B.V. verwerkt, kwalificeert deze partij, afhankelijk van de omstandigheden, als verwerker in de zin van de AVG.

Met verwerkers maken wij waar wettelijk vereist afspraken over onder meer:

de doeleinden en aard van de verwerking
vertrouwelijkheid
beveiliging
het inschakelen van subverwerkers
ondersteuning bij privacyrechten
datalekken
het verwijderen of retourneren van persoonsgegevens

controle en naleving van de gemaakte afspraken.

Ceves-Vergeer B.V. heeft verwerkersovereenkomsten gesloten met externe dienstverleners.

Ceves-Vergeer B.V. maakt onder meer gebruik van de volgende SaaS-diensten: Microsoft 365 (waaronder Outlook en Power BI), GetLiquid en andere zakelijke softwareoplossingen.

9. Doorgifte van persoonsgegevens buiten de EER

Wij streven ernaar persoonsgegevens binnen de EER te verwerken.

Het kan echter voorkomen dat een dienstverlener persoonsgegevens verwerkt vanuit een land buiten de EER. Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven, zorgen wij ervoor dat hiervoor een rechtsgeldige grondslag en passende waarborgen bestaan.

Afhankelijk van de situatie kan dit bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of het gebruik van passende waarborgen, zoals standaardcontractbepalingen betreffen. Betrokkenen kunnen contact met ons opnemen voor meer informatie over de toegepaste waarborgen bij doorgifte van persoonsgegevens buiten de EER.

10. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken.

Afhankelijk van het type cookie kunnen deze worden gebruikt voor bijvoorbeeld:

het technisch functioneren van de website
beveiliging
het onthouden van instellingen
analyse van het gebruik van de website
verbetering van onze website en dienstverlening

marketing, voor zover toegestaan.

Voor cookies waarvoor toestemming vereist is, vragen wij daarvoor toestemming voordat deze worden geplaatst of uitgelezen, tenzij een wettelijke uitzondering van toepassing is.

Meer informatie over de specifieke cookies, doeleinden, bewaartermijnen en eventuele derden vindt u in onze Cookieverklaring.

11. Social media

Ceves-Vergeer B.V. maakt gebruik van socialmediaplatformen voor communicatie, informatievoorziening, marketing, relatiebeheer, werving van personeel en het promoten van haar producten, diensten en activiteiten.

Hieronder kunnen onder meer vallen:

LinkedIn
Facebook
Instagram
YouTube

overige sociale media die door Ceves-Vergeer B.V. worden gebruikt.

Wanneer u onze socialmediapagina's bezoekt, onze berichten bekijkt, volgt, liket, deelt, erop reageert of via social media contact met ons opneemt, kunnen persoonsgegevens worden verwerkt.

Hierbij kan het onder meer gaan om:

naam
gebruikersnaam
profielfoto
openbare profielinformatie
reacties en berichten
correspondentie via social media
gebruiks- en interactiegegevens

technische gegevens die door het betreffende socialmediaplatform worden verzameld.

De verwerking van persoonsgegevens via social media vindt plaats op basis van:

ons gerechtvaardigd belang om onze bedrijfsactiviteiten te promoten, relaties te onderhouden en met geïnteresseerden te communiceren
uitvoering van een overeenkomst indien de communicatie betrekking heeft op een opdracht of zakelijke relatie

toestemming indien dit wettelijk vereist is.

Wanneer u onze socialmediapagina's bezoekt, kunnen de beheerders van deze platforms zelfstandig persoonsgegevens verwerken voor hun eigen doeleinden, zoals profilering, advertentiedoeleinden, analyses, beveiliging en het verbeteren van hun diensten.

Ceves-Vergeer B.V. heeft geen volledige invloed op de wijze waarop deze platformaanbieders persoonsgegevens verwerken. Op deze verwerkingen zijn tevens de privacyverklaringen van de betreffende socialmediaplatformen van toepassing.

Wij adviseren gebruikers daarom ook kennis te nemen van de privacy- en cookieverklaringen van de betreffende socialmediadiensten.

Voor bepaalde functionaliteiten, zoals pagina-inzichten en bezoekersstatistieken, kan sprake zijn van gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid tussen Ceves-Vergeer B.V. en de betreffende aanbieder van het socialmediaplatform, voor zover dit uit de toepasselijke wet- en regelgeving voortvloeit.

Persoonsgegevens die via social media aan ons worden verstrekt, worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht, een lopend geschil of een ander gerechtvaardigd belang een langere bewaartermijn vereist. Wanneer communicatie via social media leidt tot een zakelijke relatie, aanvraag, overeenkomst of klacht, kunnen relevante berichten worden opgenomen in onze reguliere bedrijfsadministratie en overeenkomstig de daarvoor geldende bewaartermijnen worden bewaard.

Berichten, reacties of andere informatie die u zelf openbaar maakt op social media kunnen zichtbaar zijn voor andere bezoekers van het betreffende platform. Ceves-Vergeer B.V. is niet verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die door derden wordt uitgevoerd naar aanleiding van informatie die u zelf openbaar maakt via social media.

12. Social listening

Ceves-Vergeer B.V. kan gebruikmaken van social listening, online monitoring en reputatiebewaking om inzicht te verkrijgen in de wijze waarop onze onderneming, producten, diensten, merken en activiteiten online worden besproken. Social listening houdt in dat openbaar beschikbare informatie op internet en sociale mediaplatformen wordt gevolgd en geanalyseerd om trends, klantbehoeften, marktontwikkelingen, vermeldingen van onze onderneming en relevante signalen uit de markt te identificeren. Ceves-Vergeer B.V. verwerkt in het kader van social listening uitsluitend openbaar beschikbare informatie en probeert niet actief toegang te verkrijgen tot afgeschermde, besloten of privécommunicatie.

Dit kan onder meer betrekking hebben op:

openbare berichten op socialmediaplatformen
openbare reacties en beoordelingen
openbare vermeldingen van Ceves-Vergeer B.V., haar handelsnamen, producten, merken of diensten
discussies op internetfora
online nieuws- en mediaberichten
openbare blogs en websites
openbaar beschikbare bedrijfsinformatie
openbare reviews en klantervaringen

Bij social listening kunnen onder meer de volgende persoonsgegevens worden verwerkt voor zover deze openbaar beschikbaar zijn:

naam
gebruikersnaam
openbare profielinformatie
profielfoto
locatiegegevens voor zover openbaar gemaakt
openbare berichten, reacties en beoordelingen

overige persoonsgegevens die door de betrokkene zelf openbaar zijn gemaakt.

Wij gebruiken social listening uitsluitend voor:

reputatiemanagement
klant- en relatiebeheer
marktonderzoek
serviceverbetering
productontwikkeling
kwaliteitsverbetering
communicatiedoeleinden
het signaleren van vragen, klachten of meldingen
het beschermen van onze bedrijfsbelangen

het voorkomen en onderzoeken van fraude, misbruik of onrechtmatig handelen.

De verwerking van persoonsgegevens in het kader van social listening vindt plaats op basis van het gerechtvaardigd belang van Ceves-Vergeer B.V. om haar bedrijfsactiviteiten te kunnen uitvoeren, haar reputatie te beschermen, marktontwikkelingen te volgen en haar dienstverlening te verbeteren. Daarbij maken wij steeds een afweging tussen onze belangen en de belangen, rechten en vrijheden van betrokkenen.

Ceves-Vergeer B.V. verwerkt in het kader van social listening uitsluitend persoonsgegevens die rechtmatig toegankelijk zijn en beperkt de verwerking tot hetgeen noodzakelijk is voor de hierboven genoemde doeleinden.

Wij gebruiken social listening niet om geautomatiseerde besluiten te nemen die voor betrokkenen rechtsgevolgen hebben of hen anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

Wanneer wij naar aanleiding van social listening contact opnemen met een persoon of organisatie, verwerken wij persoonsgegevens uitsluitend voor zover daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.

Monitoringgegevens worden in beginsel maximaal twee jaar bewaard, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is in verband met een dossier, geschil, klacht of wettelijke verplichting.

Ceves-Vergeer B.V. maakt bij social listening gebruik van passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen en de verwerking in overeenstemming met de AVG uit te voeren.

13. Winacties

Wanneer u deelneemt aan een winactie, bijvoorbeeld via onze socialmediakanalen, verwerken wij de persoonsgegevens die nodig zijn om de actie uit te voeren. Het kan daarbij gaan om uw naam, gebruikersnaam, inzending en correspondentie over de actie. Als u een prijs wint, kunnen wij aanvullende contact- en adresgegevens verwerken om de prijs te verstrekken. Indien een prijs per post of koeriersdienst wordt verzonden, kunnen wij de daarvoor noodzakelijke contact- en adresgegevens delen met de betreffende vervoerder.

Wij gebruiken deze gegevens om uw deelname te registreren, te controleren of u aan de actievoorwaarden voldoet, een winnaar te selecteren, contact op te nemen met de winnaar en de prijs te verstrekken. Deze verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de deelnameovereenkomst, zoals vastgelegd in de actievoorwaarden.

Wij maken de winnaar bekend via het socialmediakanaal waarop de actie plaatsvindt. Daarbij publiceren wij uitsluitend de naam of gebruikersnaam waarmee de winnaar heeft deelgenomen. Deze publicatie is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om de betrouwbaarheid van de actie aan te tonen, deelnemers te informeren over de uitslag en misbruik of twijfel over de uitslag te voorkomen. U kunt vanwege uw specifieke persoonlijke omstandigheden bezwaar maken tegen deze publicatie via de contactgegevens in deze privacyverklaring. Wij beoordelen uw bezwaar en wegen uw omstandigheden mee.

Bij de bekendmaking kunnen wij ook foto’s van de winnaar publiceren, bijvoorbeeld een foto die tijdens de prijsuitreiking wordt gemaakt of een door de winnaar beschikbaar gestelde foto. Hiervoor vragen wij vooraf afzonderlijk toestemming. Deze toestemming is vrijwillig. Het weigeren of intrekken ervan heeft geen gevolgen voor uw deelname, winkans of het ontvangen van de prijs. Deelname aan de actie of het openbaar zichtbaar zijn van een profielfoto beschouwen wij niet als toestemming voor publicatie van foto’s.

Deelname aan een winactie leidt niet automatisch tot inschrijving voor onze nieuwsbrief. Hiervoor vragen wij afzonderlijk toestemming. Wij gebruiken uw e-mailadres voor de nieuwsbrief totdat u zich afmeldt. Afmelden kan via de afmeldlink in iedere nieuwsbrief.

U kunt uw toestemming voor het gebruik van foto’s of het ontvangen van nieuwsbrieven op ieder moment intrekken via de contactgegevens in deze privacyverklaring. Na intrekking beëindigen wij het betreffende gebruik. Bij intrekking van toestemming voor foto’s verwijderen wij deze zonder onnodige vertraging van de kanalen die wij zelf beheren. Voor zover foto's zijn gedeeld of overgenomen door derden buiten onze invloedssfeer kunnen wij verwijdering daarvan niet garanderen. Intrekking verandert niets aan de rechtmatigheid van het gebruik vóór de intrekking.

Wanneer een winactie plaatsvindt via een socialmediaplatform, verwerkt de aanbieder van dat platform eveneens persoonsgegevens volgens diens eigen privacyverklaring. Wij raden u aan deze privacyverklaring te raadplegen.

14. Gebruik van AI

Ceves-Vergeer B.V. kan in bepaalde bedrijfsprocessen gebruikmaken van toepassingen met functionaliteiten op het gebied van kunstmatige intelligentie (AI).

Dit kan, afhankelijk van het gebruik, bijvoorbeeld betrekking hebben op:

administratieve ondersteuning
documentverwerking
ondersteuning bij communicatie
procesverbetering
analyse
klantenservice

interne ondersteuning.

Daarnaast kunnen wij gebruikmaken van AI-functionaliteiten binnen Microsoft 365, zoals Copilot, voor ondersteuning bij communicatie, documentverwerking en informatieanalyse.

Wanneer daarbij persoonsgegevens worden verwerkt, beoordelen wij vooraf of daarvoor een geldige AVG-grondslag bestaat en welke passende technische en organisatorische maatregelen noodzakelijk zijn.

Wij verstrekken aan AI-diensten niet zonder meer persoonsgegevens. Het gebruik van dergelijke diensten wordt afgestemd op de aard van de verwerking, de noodzakelijkheid daarvan en de toepasselijke privacy- en beveiligingsvereisten.

Ceves-Vergeer B.V. gebruikt geen AI-systemen voor geautomatiseerde besluitvorming die rechtsgevolgen heeft of betrokkenen anderszins in aanmerkelijke mate treft. Wij gebruiken AI-systemen uitsluitend als ondersteunend hulpmiddel. De uiteindelijke beoordeling en besluitvorming blijft de verantwoordelijkheid van bevoegde medewerkers van Ceves-Vergeer B.V.

Wanneer een specifieke verwerking aanleiding geeft tot aanvullende informatie- of rechtenverplichtingen, informeren wij betrokkenen daarover.

15. Persoonsgegevens die wij van anderen ontvangen

Wij kunnen persoonsgegevens ontvangen van andere personen of organisaties, bijvoorbeeld:

uw werkgever of de organisatie waarvoor u werkzaam bent
klanten en zakelijke relaties
leveranciers en samenwerkingspartners
collega's of andere contactpersonen
openbare registers
openbare bronnen

andere partijen die rechtmatig persoonsgegevens aan ons verstrekken.

De persoonsgegevens kunnen afkomstig zijn uit openbare registers (zoals het Handelsregister van de Kamer van Koophandel), zakelijke contacten, werkgevers van contactpersonen, leveranciers, klanten of andere zakelijke relaties. Wanneer wij persoonsgegevens niet rechtstreeks van u hebben verkregen, verwerken wij deze alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat.

Voor zover de AVG dit vereist, informeren wij u over de bron waaruit wij uw persoonsgegevens hebben ontvangen en of deze gegevens uit openbare bronnen afkomstig zijn.

16. Persoonsgegevens van anderen die u aan ons verstrekt

Wanneer u persoonsgegevens van andere personen aan ons verstrekt, bijvoorbeeld van collega's of andere contactpersonen, verwachten wij dat u deze personen hierover informeert wanneer dat noodzakelijk is.

U verstrekt alleen persoonsgegevens van anderen wanneer dit daarvoor gerechtvaardigd en noodzakelijk is.

17. Kinderen

Onze dienstverlening is niet specifiek gericht op kinderen.

Wij hebben niet de bedoeling persoonsgegevens van kinderen te verwerken, tenzij daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.

Wanneer wij vaststellen dat wij persoonsgegevens van een kind hebben verwerkt terwijl daarvoor geen geldige grondslag bestaat, zullen wij passende maatregelen nemen om deze gegevens te verwijderen, tenzij een wettelijke verplichting tot bewaren bestaat.

18. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Ceves-Vergeer B.V. neemt passende technische en organisatorische maatregelen, die aansluiten bij erkende normen, om persoonsgegevens te beschermen tegen onder meer:

verlies
vernietiging
onbevoegde toegang
ongeoorloofde wijziging
ongeoorloofde openbaarmaking

ander onrechtmatig gebruik.

De maatregelen worden afgestemd op de aard, omvang en risico's van de verwerking.

Voorbeelden van maatregelen kunnen zijn multifactor-authenticatie, logging, encryptie, back-upvoorzieningen, toegangsbeheer, toegangsbeveiliging, autorisaties, beveiligde systemen, vertrouwelijkheidsafspraken en procedures voor het omgaan met beveiligingsincidenten.

Geen enkele methode van opslag of overdracht kan echter volledige veiligheid garanderen.

19. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld of verwerkt, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een ander gerechtvaardigd belang een langere bewaartermijn vereist.

De exacte bewaartermijn verschilt per soort persoonsgegevens en verwerking.

Bij het bepalen van de bewaartermijn houden wij onder meer rekening met:

het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld
de aard van de persoonsgegevens
de duur van de zakelijke relatie
wettelijke en fiscale bewaarplichten
contractuele verplichtingen
mogelijke geschillen of juridische procedures
verplichtingen om onze rechten te kunnen vaststellen of verdedigen
beveiligings- en fraudepreventiedoeleinden

de vraag of de persoonsgegevens nog noodzakelijk zijn voor onze bedrijfsvoering.

Voor zover persoonsgegevens onderdeel zijn van onze fiscale of administratieve basisadministratie, kunnen wettelijke bewaartermijnen gelden. Voor bepaalde administratieve gegevens geldt een fiscale bewaarplicht van zeven jaar; voor gegevens over onroerende zaken kunnen langere termijnen gelden. Onze bewaartermijnen zijn als volgt

Bewaartermijnen

klant- en projectadministratie: minimaal 7 jaar na beëindiging van de relatie
financiële administratie: minimaal 7 jaar
telefoonopnames en transcripties: maximaal 1 jaar na de datum van opname
technische projectdossiers: maximaal 20 jaar indien noodzakelijk voor garantie-, aansprakelijkheids- of bewijsdoeleinden
offertes zonder opdracht: 2 jaar
contactverzoeken via website: 1 jaar
marketinggegevens: tot afmelding of maximaal 2 jaar na laatste contact
nieuwsbriefgegevens: tot afmelding
website- en beveiligingslogs: 6 tot 12 maanden
socialmediaberichten en correspondentie via social media: maximaal 2 jaar na laatste contactmoment
social-listening- en reputatiemonitoringsgegevens: maximaal 2 jaar, tenzij deze onderdeel worden van een klant-, klacht-, incident- of juridisch dossier

winactie: niet langer dan noodzakelijk voor de uitvoering daarvan. Gegevens van niet-winnaars verwijderen wij uiterlijk drie maanden na afloop van de actie, tenzij wij deze langer moeten bewaren vanwege een wettelijke verplichting of een geschil. Gegevens van winnaars bewaren wij maximaal twee jaar na afloop van de actie voor administratieve doeleinden en de afhandeling van eventuele vragen of klachten.

camerabeelden: maximaal vier weken, tenzij een incident, geschil of wettelijke verplichting een langere bewaartermijn rechtvaardigt
bezoekersregistratie: maximaal twaalf maanden bewaard tenzij een incident een langere bewaartermijn rechtvaardigt

privacyverzoeken en datalekregistraties: 5 jaar.

Indien een wettelijke bewaarplicht, lopend dossier of geschil, garantieverplichting of gerechtvaardigd belang dit vereist, kunnen wij persoonsgegevens langer bewaren. Na afloop van de bewaartermijn worden persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd.

Zodra persoonsgegevens niet meer noodzakelijk zijn en er geen wettelijke of andere gerechtvaardigde reden bestaat om ze te bewaren, worden ze verwijderd of geanonimiseerd.

20. Datalekken

Bij beveiligingsincidenten en datalekken handelen wij conform ons datalekprotocol en melden wij datalekken aan de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen wanneer de wet dit vereist.

21. Uw privacyrechten

U heeft op grond van de AVG verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens.

Afhankelijk van de omstandigheden heeft u het recht om:

Informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens te ontvangen
inzage in uw persoonsgegevens te vragen
rectificatie van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te vragen
verwijdering van uw persoonsgegevens te vragen
beperking van de verwerking te vragen
bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen
uw toestemming in te trekken, wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd
uw persoonsgegevens te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm (dataportabiliteit), wanneer aan de wettelijke voorwaarden daarvoor is voldaan

een klacht in te dienen.

Deze rechten zijn niet absoluut. In bepaalde situaties kan de AVG of andere wetgeving toestaan of verplichten dat wij een verzoek geheel of gedeeltelijk weigeren.

22. Hoe kunt u uw privacyrechten uitoefenen?

U kunt een verzoek via onze contactgegevens indienen onder vermelding van:

uw naam
uw contactgegevens
welk privacyrecht u wilt uitoefenen
op welke persoonsgegevens of verwerking uw verzoek betrekking heeft

eventuele aanvullende informatie die ons helpt uw verzoek te behandelen.

Om te voorkomen dat wij persoonsgegevens aan de verkeerde persoon verstrekken, kunnen wij u vragen uw identiteit voldoende aan te tonen door middel van aanvullende identificatie. Wij vragen daarbij niet om meer gegevens dan noodzakelijk is voor deze controle.

Wij reageren in beginsel binnen één maand op uw verzoek. Wanneer een verzoek complex is of wanneer u meerdere verzoeken indient, kan deze termijn onder de voorwaarden van de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd. In dat geval informeren wij u binnen één maand na ontvangst van het verzoek over de verlenging en de reden daarvoor.

Voor de behandeling van een privacyverzoek brengen wij in beginsel geen kosten in rekening. Bij kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken kan de AVG onder bepaalde voorwaarden een uitzondering toestaan.

23. Recht van bezwaar

U kunt onder omstandigheden bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang, kunt u bezwaar maken vanwege uw specifieke situatie.

Maakt u bezwaar tegen de verwerking van persoonsgegevens voor direct marketing, dan zullen wij deze persoonsgegevens niet langer voor dat doel verwerken, behoudens voor zover de wet een uitzondering toestaat.

24. Klachten

Heeft u een klacht over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan? Dan verzoeken wij u eerst contact met ons op te nemen. Wij proberen uw klacht zo zorgvuldig mogelijk te behandelen.

U heeft daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse privacytoezichthouder.

Meer informatie over het indienen van een klacht vindt u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

25. Wijzigingen van deze privacyverklaring

Ceves-Vergeer B.V. evalueert periodiek haar privacy- en informatiebeveiligingsbeleid en actualiseert processen wanneer wijzigingen in wetgeving, technologie of bedrijfsvoering daartoe aanleiding geven.

Ceves-Vergeer B.V. kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld wanneer onze bedrijfsvoering, dienstverlening, systemen of de toepasselijke wet- en regelgeving verandert.

De meest actuele versie van deze privacyverklaring wordt gepubliceerd op onze website.

Wij adviseren u daarom om deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen.

26. Contact

Heeft u vragen over deze privacyverklaring, over de verwerking van uw persoonsgegevens of over het uitoefenen van uw privacyrechten?

Neem dan contact met ons op: